Toute décision prise par l'assemblée générale d'une société, ou délibération d'assemblée, doit être constatée par un procès-verbal. Ce document correspond ainsi au mode d'expression consacré des décisions des associés ou actionnaires et permet d'en apporter la preuve.

- L'assemblée reste, en effet, le seul mode de consultation de ces associés ou actionnaires qui soit véritablement commun à la quasi-totalité des différents types de sociétés. De plus, le champ des attributions de l'assemblée est plus vaste que celui des autres procédures de prises de décisions par les associés ou actionnaires. Le procès-verbal d'assemblée, entendu d'un point de vue matériel et technique, c'est-à-dire comme un support papier, demeure la seule solution retenue par la loi pour la restitution des décisions prises en assemblée. Il paraît très utile, voire indispensable, de savoir comment doivent être établis ces procès-verbaux.

- Le procès-verbal d'assemblée vise à permettre de témoigner le plus fidèlement possible des résolutions adoptées par l'assemblée. La valeur probante des procès-verbaux d'assemblées est juridiquement sécurisée par un formalisme certes contrasté mais suffisamment complet, structuré et rigoureux. Certaines règles sont communes aux différentes formes juridiques de sociétés, d'autres sont spécifiques à certaines d'entre elles ; elles régissent dans tous les cas les procès-verbaux dans le détail de leur forme juridique, de leur contenu, des personnes habilitées à les dresser, de leurs signataires, de leur mode de corrections, d'archivage et de communication et des mécanismes de sanctions des violations de ces règles.

Le procès-verbal d'assemblée générale, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire, est le moyen de restituer les décisions des détenteurs du capital (associés ou actionnaires) des sociétés. En effet :

─ D'une part, l'assemblée générale représente le mode classique de consultation des associés ou actionnaires de la plupart des sociétés, quelle qu'en soit la forme juridique : sociétés de capitaux ou par actions (constituées principalement en considération des capitaux apportés ou dont le capital est divisé en actions), telles que, par exemple, les SA (dans lesquelles, de toute façon, le recours à l'assemblée est obligatoire) ; les sociétés de personnes (constituées principalement en considération de la personne des associés), telles que, par exemple, les SNC ; les sociétés à caractère mixte (constituées à la fois en considération du capital apporté et de la personnalité des associés), comme, par exemple, la SARL.

• L'assemblée générale reste, en effet, le seul mode de consultation des associés ou actionnaires, véritablement commun à la quasi-totalité des différents types de sociétés. A l'inverse, certaines procédures de consultation des associés sont limitées à certaines formes juridiques. Ainsi, notamment : la consultation écrite des associés sans tenir d'assemblée est possible, en principe, dans les SNC et les SARL, alors qu'elle est exclue des SA ; dans les SARL, la prise de décisions par les associés peut très bien ne résulter que d'un acte authentique (actes établis par un officier public ministériel, tel qu'un notaire) ou sous seing privé (actes établis par les parties elles-mêmes, donc sans recours à un officier public ministériel, tel qu'un notaire), dès lors, principalement, que leur consentement unanime (c'est-à-dire par l'accord de leur entier effectif) est vérifié par l'apposition dans l'acte de la signature de chacun d'entre eux.

• L'assemblée générale de tout type de société présente, généralement, un champ de compétences beaucoup plus vaste que celui des autres procédures de prises de décisions. Dans le cadre d'une assemblée générale, les associés ou actionnaires peuvent être consultés et prendre des décisions sur la quasi-totalité des questions affectant principalement la vie des sociétés et les droits et obligations de leurs membres, par exemple : nomination de la gérance des SARL, des commissaires aux comptes, des membres des conseils d'administration ou de surveillance des SA ; autorisation de la gérance, notamment des SARL, à conclure certaines opérations subordonnées par leurs statuts à l'accord préalable des associés ; approbation des comptes annuels de l'exercice écoulé ; modification des statuts par suite de décisions d'assemblée visant le changement de dénomination sociale, d'objet social, de siège social, de montant du capital (par augmentation ou réduction) ; la transformation de la forme juridique de la société ; la fusion, scission de la société ; un apport partiel d'actif ; l'opportunité de dissoudre la société pour insuffisance de capitaux propres ; la dissolution et la liquidation anticipées de la société ; l'agrément de nouveaux associés, notamment de SARL.

─ D'autre part, le procès-verbal d'assemblée, entendu d'un point de vue matériel et technique, c'est-à-dire comme un support papier, demeure la seule solution retenue par la loi pour la restitution des décisions prises en assemblée. A ce jour, la loi n'autorise aucun autre procédé matériel de constatation des délibérations des associés ou actionnaires, que ce soit, par exemple, l'enregistrement audio et/ou vidéo des débats et résolutions de l'assemblée ou la numérisation de son compte rendu sécurisé par la signature électronique des personnes normalement habilitées à signer les supports papiers des procès-verbaux.

Bon à savoir : dans les sociétés unipersonnelles, c'est-à-dire ne comportant qu'un unique associé (par exemple, l'EURL) ou un unique actionnaire (par exemple, la SASU), aucune assemblée ne peut être tenue, puisque, par définition, l'assemblée suppose la réunion de plusieurs associés ou actionnaires. Dès lors, l'associé ou l'actionnaire unique prend seul ses décisions. La restitution des décisions de l'associé ou actionnaire unique par un procès-verbal n'en demeure pas moins obligatoire. Leur consignation suit des règles certes voisines de celles de l'établissement des procès-verbaux d'assemblées mais plus souples que celles-ci.

Les procès-verbaux sont censés témoigner par écrit, de façon sincère, donc fidèle et objective, des faits, événements, situations et décisions des associés ou actionnaires, qui y sont consignés. Ils emportent des effets juridiques et affectent, de ce fait, la vie des sociétés et les droits et obligations de ses membres.

En principe, quelle que soit la forme juridique des sociétés, les procès-verbaux d'assemblées, font foi jusqu'à preuve contraire du contenu des délibérations et décisions prises, de cette façon, par la collectivité des associés ou des actionnaires.

On peut donc aisément comprendre la fonction de preuve du procès-verbal, notamment d'assemblée générale, à travers les deux exemples suivants :

- Autorisation de cession de fonds de commerce : le gérant non associé d'une SARL, dont les pouvoirs sont limités par des dispositions figurant aux statuts de la société, est privé de preuve de son habilitation à conclure la cession de l'unique fonds de commerce de la société qu'il dirige, dès lors qu'il a omis de faire dresser le procès-verbal de l'assemblée l'ayant spécialement autorisé à vendre ce fonds ou que, dans le cas où ce document a été établi, il ne l'a pas été en bonne et due forme, par exemple du fait du défaut de mention des associés présents et de ceux qui sont simplement représentés par un mandataire ;

- Nomination d'un commissaire aux comptes : dans une SA, un nouveau commissaire aux comptes ayant été désigné en remplacement du précédent est privé de la preuve de cette désignation tant que le procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire l'ayant nommé n'a pas été dressé ou, s'il l'a été, n'a pas été établi en bonne et due forme, par exemple du fait du défaut de signature et de paraphes des personnes juridiquement habilitées à le faire.

Il reste que la valeur probante des procès-verbaux est toute relative, puisqu'ils ne font foi qu'à l'égard de leurs signataires. Vis-à-vis des autres personnes, associés ou tiers, ils ne forment qu'une simple présomption de véracité des informations (faits, événements, propos, situations, décisions emportant les effets juridiques) que les signataires y rapportent, c'est-à-dire jusqu'à preuve contraire. Tout intéressé peut donc en remettre en cause la réalité, en le prouvant par tout moyen.