Les actes dits « sous seing privé » (encore appelé « actes sous signature privée ») doivent être distingués des actes dits « authentiques ».

Les deux principales différences entre ces catégories d'actes sont :
•    le rédacteur : il s'agit d'un officier public et ministériel, tel qu'un notaire, pour un acte authentique, de toute autre personne pour un acte sous seing privé ;
•    la force de preuve de l'acte : les affirmations d'un acte authentique font foi jusqu'à inscription de faux, tandis que les affirmations d'un acte sous seing privé font foi jusqu'à simple preuve contraire.

En principe, quelle que soit la forme juridique des sociétés, les procès-verbaux d'assemblées sont toujours dressés par acte sous seing privé, c'est-à-dire sans recours à un officier public et ministériel, tel qu'un notaire. Les actes sous seing privé se définissent ainsi comme les actes établis par les parties elles-mêmes (dans le cas des procès-verbaux de sociétés, il s'agira des membres de leur organe exécutif, y compris leur représentant légal) ou par un tiers, rédacteur interne (par exemple, un juriste salarié) ou externe à la société (généralement un avocat, auquel les membres de l'organe exécutif ont confié la mission d'établir les procès-verbaux).

Toutefois, dans certains cas (par exemple, des opérations immobilières nécessitant : des délibérations d'assemblées générales préalables ou consécutives à l'apport de biens ou droits immobiliers à une société ou par une société ; des délibérations d'assemblées portant sur la délimitation ou le bornage de plusieurs fonds de terrains contigus), il peut être nécessaire, voire obligatoire, d'établir des procès-verbaux en la forme d'actes authentiques, c'est-à-dire de les faire établir par un officier public ministériel, tel qu'un notaire.

Bon à savoir : Lorsque le procès-verbal est établi par un notaire, le document consiste exclusivement dans la minute (terme juridique désignant la trace, numérotée par ordre chronologique, du document) conservée dans les archives de cet officier ministériel : les affirmations d'un acte authentique faisant foi jusqu'à inscription en faux, ce mode de conservation suffit.

Le contenu du procès-verbal d'assemblée varie selon sa forme juridique. Sont ici présentées les règles applicables aux SARL, aux SA et aux SNC.

Dans les SARL

Le procès-verbal d'assemblée doit comprendre, principalement, les informations suivantes :

- la date et le lieu de réunion ;
- les nom, prénom usuel et qualité du président de l'assemblée ;
- les nom et prénom des associés présents (ou réputés présents, en cas de participation à l'assemblée grâce à des moyens de télécommunication électroniques) ou représentés (par des mandataires, c'est-à-dire des personnes munies d'une procuration, ainsi habilitées à représenter les associés concernés), avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun d'eux.

Bon à savoir : Dès lors que, dans les limites posées par la loi, les statuts le leur permettent, les associés sont réputés présents à toute assemblée lorsqu'ils participent aux débats et votent en séance, à distance, par voie de télécommunication électronique (dont la visioconférence). Toutefois, cette présomption de présence est totalement exclue pour les assemblées délibérant sur les comptes (annuels et/ou consolidés), sachant que pour ce type d'assemblée, la participation par des moyens électronique est, elle-même, exclue.

- les documents et rapports soumis à l'assemblée ;
- un résumé fidèle et objectif de l'intégralité des débats, ce qui exclue notamment toute  analyse des discussions qui ont précédé l'adoption des décisions ;
- le texte des résolutions mises aux voix, sachant qu'il faut reproduire non seulement les résolutions adoptées définitivement mais aussi celles qui ont été rejetées ;
- le résultat des votes ;
- toutes difficultés techniques de transmission ayant perturbé le déroulement de l'assemblée, si la participation des associés à l'assemblée est assurée par des moyens de télécommunications.

Le procès-verbal d'assemblée doit comprendre, principalement, les informations suivantes :

- la date et le lieu de la réunion ;
- le mode de convocation ;
- l'ordre du jour, c'est-à-dire l'énoncé précis des différents points soumis à l'assemblée 
- la composition du bureau, c'est-à-dire l'identité du président de séance de l'assemblée, des deux scrutateurs et du secrétaire de séance ;
- le nombre d'actions participant au vote ;
- le quorum atteint (c'est-à-dire le nombre d'actionnaires effectivement présents ou représentés par rapport au nombre minimum d'actionnaires présents ou représentés pour que l'assemblée puisse valablement délibérer) ;
- l'énoncé des documents et des rapports soumis à l'assemblée ;
- un résumé, fidèle et objectif, de l'intégralité des débats. Le résumé exclut donc, notamment, toute analyse des discussions qui ont précédé l'adoption des décisions. En revanche, il comprend :
• l'allocution du président ;
• toute information nouvelle communiquée à l'assemblée par rapport aux documents préalablement tenus à sa disposition ;
• chacune des interventions des actionnaires sous forme de question orale ou écrite et des réponses apportées ;
• toutes les observations des actionnaires qui demandent à ce qu'elles figurent au procès-verbal, sauf objection de l'assemblée invoquant l'intérêt contraire de la société (mais dans ce cas, le procès-verbal doit, au moins, relater cette objection) ;
- le texte des résolutions mises aux voix (incluant non seulement les résolutions adoptées définitivement mais aussi celles qui ont été rejetées) ;
- le résultat des votes ;
- toutes difficultés techniques de transmission ayant perturbé le déroulement de l'assemblée, si la participation des associés à l'assemblée est assurée par des moyens de télécommunications.

Le procès-verbal d'assemblée doit comprendre, principalement, les informations suivantes :

- la date et le lieu de la réunion 
- les nom et prénom des associés présents (ou représentés par des mandataires, sous réserve que les statuts le permettent) ;
- les documents et rapports soumis à discussion ;
- un résumé (fidèle et objectif) de l'intégralité des débats, ce qui exclue donc, notamment, toute analyse des discussions qui ont précédé l'adoption des décisions ;
- le texte des résolutions mises aux voix (incluant non seulement les résolutions adoptées définitivement mais aussi celles qui ont été rejetées) ;
- le résultat des votes.

En principe, il revient aux membres des organes exécutifs, président(s) ou gérant(s) des sociétés de dresser les procès-verbaux de leurs assemblées :

─ Dans les SARL (qui sont des sociétés à caractère mixte, c'est-à-dire constituées à la fois en considération du capital apporté et de la personnalité des associés), ce rôle incombe au(x) gérant(s).

─ Dans les sociétés dites de capitaux ou par actions (c'est-à-dire dans les sociétés qui sont constituées principalement en considération des capitaux apportés et dont le capital est divisé en actions) les plus communes, telles que les SA, dresser le procès-verbal d'assemblée est un rôle qui incombe au président ou aux membres de l'organe exécutif, à savoir :
    - dans le cas des SA à conseil d'administration : au président du conseil d'administration ou aux administrateurs ;
    - dans le cas des SA à directoire et à conseil de surveillance : au président du directoire ou aux membres de cet organe ;

─ Dans les sociétés de personnes (c'est-à-dire dans les sociétés constituées principalement en considération de la personne des associés) les plus communes, telles que la SNC, ce rôle incombe au(x) gérant(s). Rappelons que le(s) gérant(s) peut (peuvent) être désigné(s) par les statuts ou par un acte ultérieur ou que, dans le silence des statuts, tous les associés sont gérants de la société.  

En pratique, la rédaction du procès-verbal est souvent confiée par l'organe exécutif de la société à un autre rédacteur, tel que :

- Le secrétaire de séance de l'assemblée, dans le cas des SA et SNC, sous réserve que cette personne ait été expressément désignée par l'assemblée ;

- Toute personne interne à la société, estimée apte à rédiger un tel acte (par exemple, un salarié occupant une fonction administrative dans la société, tel qu'un juriste d'entreprise), ou bien un tiers extérieur à la société, légalement compétent, c'est-à-dire un avocat.

Il reste que l'établissement du procès-verbal par un autre rédacteur que le dirigeant ou les autres membres de l'organe exécutif de la société a les conséquences suivantes :

-  Le dirigeant ou les autres membres de l'organe exécutif de la société (quelle que soit la forme juridique de la société dirigée) ne sont pas déchargés de la possible mise en cause de leur responsabilité civile (sous réserve de démontrer le réel préjudice subi) résultant de l'inexécution de leur obligation de procéder à la constatation des décisions de toute assemblée par un procès-verbal établi, de surcroît, en bonne et due forme ;

- Le dirigeant de la société peut tout de même faire l'objet d'une demande, notamment par tout associé ou actionnaire, au président du Tribunal de commerce, statuant en référé, d'injonction de communiquer les procès-verbaux sous astreinte (notamment les procès-verbaux des trois derniers exercices, puisque le délai de prescription des actions en nullité est de trois ans) ;

- La société peut tout de même, quelle que soit sa forme juridique, faire l'objet d'une éventuelle annulation de l'assemblée concernée pour défaut de constatation de ses décisions par un procès-verbal. Tel sera le cas, notamment, si le défaut de constatation peut être considéré, notamment, comme la violation du caractère impératif du droit de communication permanent des associés ou actionnaires, droit qui porte, entre autres, sur les procès-verbaux des trois derniers exercices.

Bon à savoir : Il est vivement recommandé de confier la rédaction du procès-verbal à des juristes expérimentés, qu'ils soient internes à la société ou extérieurs à celle-ci, tels que des avocats.

Par ailleurs, quelle que soit la forme juridique des sociétés, il n'existe aucune obligation de dresser leurs procès-verbaux d'assemblées sur le champ.

Cependant, en pratique, il est recommandé de les établir le plus rapidement possible après la tenue de l'assemblée ou, au moins dans certaines circonstances (débats techniques, ambiance houleuse...), de rédiger, en fin de séance, un brouillon à faire signer par le président d'assemblée et par un associé présent afin de tenter d'écarter toute contestation ultérieure du procès-verbal définitivement établi.

La signature se distingue du paraphe du procès-verbal d'assemblée :

La signature du procès-verbal représente la marque manuscrite permettant principalement d'identifier la (les) personne(s) officiellement habilitée(s) par la société à dresser ce document et/ou, le cas échéant, à veiller au bon déroulement de l'assemblée (notamment par le contrôle du vote régulier des résolutions proposées).
La signature du procès-verbal par ce (ces) personne(s) a pour objet d'attester de la réalité (certes, seulement jusqu'à preuve du contraire) du contenu de ce document. Par conséquent, dans le cas où, par exemple, le procès-verbal comporte l'énoncé d'obligations, la signature emporte l'engagement, sous forme de résolutions (terme désignant les différentes décisions prises à la suite les unes des autres au cours de l'assemblée générale par les associés ou les actionnaires) de tout (l'unanimité) ou partie (la majorité) des personnes concernées par cet acte, à savoir, la collectivité des associés ou des actionnaires ayant adopté ces décisions.

Le paraphe du procès-verbal représente la signature abrégée du procès-verbal. Le plus souvent, il est apposé sous la forme des initiales des nom et prénom de chacune des personnes officiellement habilitées par la société à signer ce document.  
-    Le paraphe doit figurer sur les différents feuillets du procès-verbal à l'exception, en principe, du dernier où ne figure(nt) que la (les) signature(s) de ce document.
-    Le paraphe doit figurer en regard (c'est-à-dire à côté) de chaque correction, rature, surcharge figurant dans le texte.
-    L'apposition des paraphes a vocation à éviter toute fraude sur l'authenticité des feuillets du procès-verbal (par exemple, la substitution d'un feuillet falsifié au feuillet d'origine) et/ou des corrections, ratures, surcharges figurant dans le texte ; seules sont admises celles qui sont paraphées par chacune des personnes habilitées à signer le procès-verbal.

Les personnes habilitées à apposer leur signature et paraphe sur les procès-verbaux des assemblées diffèrent en fonction de la forme juridique des sociétés.

─ Dans les SARL :
Tout procès-verbal d'assemblée doit, en principe, être signé et paraphé par :

    - Le gérant associé ou l'un des gérants associés, lorsqu'il en existe plusieurs ;
Bon à savoir : si le (les) gérant(s) n'est (ne sont) pas associé(s), les procès-verbaux d'assemblée doivent être signés non seulement par le gérant (non associé) ou l'un d'entre eux lorsqu'il en existe plusieurs, mais également par l'associé faisant fonction de président de l'assemblée. En effet, le président de l'assemblée est alors : l'associé présent qui possède ou représente le plus grand nombre de parts sociales et accepte la fonction de président de l'assemblée, ou bien le plus âgé des deux associés postulant à la fonction de président, dès lors que ces derniers possèdent ou représentent le même nombre de parts et acceptent la présidence de l'assemblée.

    - Toute personne ayant accepté des fonctions sociales ou ayant été spécialement désignées par la société pour une mission spécifique (par exemple, habilitées à représenter la société pour la conclusion d'un acte important ; aux fins de contrôle des comptes de la société tel que cela est le cas d'un commissaire aux comptes…).

Bon à savoir : dans les SARL avec peu d'associés, il est recommandé de faire signer et parapher le procès-verbal par tous les associés présents afin d'éviter toute contestation ultérieure sur le contenu de ce document.


─ Dans les SA, l'une des sociétés dites par actions les plus communes.
Tout procès-verbal d'assemblée doit, en principe, être signé et paraphé par les membres du bureau de l'assemblée, c'est-à-dire :

- Le président du conseil d'administration (dans les SA à conseil d'administration) ou du conseil de surveillance (dans le cas des SA à directoire), lequel est, de droit, président de séance de l'assemblée. Cependant, lorsque le président du conseil d'administration ou du conseil de surveillance est défaillant, la signature du procès-verbal revient au président de séance désigné par les statuts ou à une personne spécialement nommée par l'assemblée, si les statuts n'ont rien prévu ;

- Les « scrutateurs », qui sont, en principe, les deux membres de l'assemblée disposant du plus grand nombre de voix et acceptant cette fonction ;

- Le secrétaire du bureau désigné par l'assemblée parmi, en principe, les actionnaires.

Le procès-verbal doit également être signé et paraphé par toute personne ayant accepté des fonctions sociales ou ayant été spécialement désignée par la société pour une mission spécifique (par exemple, habilitée à représenter la société pour la conclusion d'un contrat important ou à contrôler des comptes de la société, tel que cela est le cas d'un commissaire aux comptes…).

─ Dans les SNC :
Tout procès-verbal d'assemblée doit, en règle générale, être signé et paraphé par :
    - chacun des associés présents ;
    - toute personne ayant accepté des fonctions sociales ou ayant été spécialement désignée par la société pour une mission spécifique (par exemple, habilitée à représenter la société pour la conclusion d'un acte important ; aux fins de contrôle des comptes de la société tel que cela est le cas d'un commissaire aux comptes…).

Les seules corrections tolérées sont les additions, suppressions ou rectifications qui peuvent être opérées dans le texte contenu par les feuilles des procès-verbaux.

A cet effet, il est d'usage de respecter les règles applicables aux corrections des actes établis en la forme authentique (c'est-à-dire, principalement, les actes établis par un officier public ministériel, tel qu'un notaire, dont les affirmations font foi jusqu'à inscription de faux), caractérisées par leur rigueur, puisqu'il n'existe pas de règle spécifique en droit des sociétés.

Ainsi, pour rectifier des mots ou fractions de phrases erronés :
-    Il faut d'abord les rayer et numéroter les mots nuls, puis indiquer un renvoi en marge et ajouter dans cette marge ou en bas de page, les mots ou fractions de phrases rectifiés ;
-    Il faut ensuite faire parapher ces mots rayés et ces rectifications par les mêmes personnes, signataires du procès-verbal et, en fin de procès-verbal, indiquer le nombre total de mots rayés, nuls et ajoutés et faire signer les mêmes personnes sous cette mention.

Pour ajouter des alinéas omis, il y a lieu d'appliquer le même procédé que celui décrit précédemment. En cas de défaut de place, il convient d'indiquer le renvoi à la dernière page du procès-verbal et d'y porter le texte manquant avec les mêmes indications que précédemment.

Bon à savoir : Les corrections (ratures et ajouts) qui ne sont pas opérées selon ces règles de rectification des actes authentiques ne sont pas considérées comme non avenues (cette sanction ne vise la violation que des règles de correction des actes établis en la forme authentique). En effet, aucune règle, au moins en droit des sociétés, n'est édictée pour la correction des actes sous seing privé (c'est-à-dire des actes qui peuvent être établis autrement qu'en la forme authentique), de sorte que l'appréciation de la validité de la correction des procès-verbaux d'assemblée dépend du seul pouvoir des juges en cas de litige.

En revanche, sont strictement interdites, sous peine de sanctions pénales, toute addition, suppression, substitution ou interversion des feuilles mobiles qui constituent les supports d'archivage du texte des procès-verbaux.