Dresser un procès-verbal dassemblée générale de société
Dossier : Dresser un procès-verbal d'assemblée générale de société
 Partie 1 Pourquoi rédiger un procès-verbal d'assemblée générale ? |  Partie 2 Comment rédiger un procès-verbal d'assemblée générale ? |  Partie 3 Le sort du procès-verbal d'assemblée générale |
Partie 3
Le sort du procès-verbal d'assemblée générale
Les procès-verbaux ont principalement pour objet de prouver les décisions prises notamment en assemblée. Pour cette raison, le contenu de ces documents ne doit jamais être altéré et leurs supports matériels précieusement conservés.
Comment archiver le procès-verbal d'assemblée ?
Supports matériels des procès verbaux
Quelle que soit la forme juridique des sociétés, les procès-verbaux doivent être conservés selon l'un des procédés suivants :
- Soit en les écrivant ou en les dactylographiant directement sur un registre spécial tenu au siège social :
Ce registre comporte des feuilles mobiles, préalablement (c'est-à-dire avant tout usage) numérotées (sans discontinuité), cotées et paraphées par les autorités compétentes (un juge du Tribunal de commerce, ou par un juge du tribunal d'instance ou par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire). Après écriture ou dactylographie du procès-verbal sur ces feuilles, celles-ci doivent être paraphées et signées par les personnes titulaires de ce droit dans la société concernée.
Bon à savoir : Ce type de registre des assemblées générales de société se présente sous la forme d'un classeur vendu dans les papeteries spécialisées, dites juridiques. Il est vivement recommandé d'adopter ce support matériel :
- Soit en les écrivant ou en les dactylographiant directement sur des feuilles mobiles, indépendantes de tout registre spécial.
Ces feuilles doivent préalablement (c'est-à-dire avant tout usage) avoir été numérotées sans discontinuité, cotées et paraphées dans les mêmes conditions que le registre.
Après écriture ou dactylographie du procès-verbal sur ces feuilles, celles-ci doivent être paraphées et signées par les personnes titulaires de ce droit dans la société concernée. Rien n'interdit de relier ces feuilles ou encore de les insérer dans un classeur à broches ou bien de les coller dans un registre (sans qu'il soit nécessaire que ce classeur ou ce registre soit coté ou paraphé).
- Soit en les reproduisant sur les feuilles mobiles du registre spécial ou sur des feuilles mobiles indépendantes de ce registre.
Les procès-verbaux sont le plus souvent préalablement saisis sur informatique, imprimés et reproduits par photocopie, non pas sur des feuilles de papier complètement vierges mais sur les feuilles mobiles du registre spécial ou sur les feuilles mobiles indépendantes dudit registre, sous réserve que, dans chaque procédé, toutes ces feuilles aient été préalablement (c'est-à-dire avant tout usage) numérotées sans discontinuité, cotées et paraphées dans les conditions évoquées ci-dessus. Les textes ainsi reproduits sur ces feuilles ne comportent aucun risque d'erreur. Enfin, les feuilles mobiles reproduisant le procès-verbal sont paraphées et signées par les personnes titulaires de ce droit dans la société concernée.
Bon à savoir : Le défaut de conservation des procès-verbaux, selon l'un ou l'autre de ces procédés, n'est pas spécifiquement sanctionné, sauf dans le cas des sociétés anonymes. Tout intéressé peut, en effet, demander au président du Tribunal de commerce statuant en référé d'enjoindre sous astreinte au président de l'assemblée générale des actionnaires de transcrire les procès-verbaux de ces assemblées, au moins sur un registre spécial tenu au siège social. Il est toutefois vivement recommandé, quelle que soit la forme juridique de la société, d'adopter un support de conservation adapté.
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Limites matérielles pour l'établissement des procès-verbaux
- Si une page ou son verso n'est que partiellement rempli, et si une nouvelle page ou une nouvelle feuille est utilisée pour l'inscription du procès-verbal d'une nouvelle délibération, il faut procéder à l'annulation préalable de la page ou de la fraction de page non utilisée, de façon à écarter toute fraude consistant notamment en la transcription antidatée, c'est-à-dire après coup, d'une autre délibération.
- Le procédé suivant n'est pas admis : il consiste à coller les procès-verbaux sur les registres et à les signer de telle sorte que les signatures portent à la fois sur le registre et sur la page collée.
- Les paraphes et signatures doivent être apposés en original sur les procès-verbaux, quel que soit leur support (registre spécial, feuilles mobiles indépendantes de tout registre spécial). Ils ne peuvent donc pas être photocopiés.
- Les différents procédés évoqués doivent être écartés lorsque, dans certains cas, la loi ou la réglementation impose l'établissement de procès-verbaux rédigés en la forme d'actes authentiques. Ces actes s'entendent principalement de documents établis par un officier public ministériel, tel qu'un notaire, dont les affirmations font foi jusqu'à inscription de faux. C'est ainsi que, dans le cas d'un procès-verbal établi par un notaire, ce document consiste exclusivement dans la minute (trace) conservée dans les archives de cet officier ministériel.
Quelle durée pour conserver les procès-verbaux ?
Le registre des procès-verbaux, entre autres documents, doit être conservé au moins 6 ans. En effet,
- le délai de prescription des actions en nullité des assemblées est de trois ans ;
- le droit de communication, d'enquête et de contrôle du fisc peut s'exercer quant à lui sur six ans.
Cependant, la prudence recommande d'archiver ce registre, de façon illimitée, par exemple pour le cas où il y aurait lieu de prouver les conditions d'adoption d'une décision.
Pourquoi et comment faire état du procès-verbal d'assemblée ?
Certaines décisions de la collectivité des associés ou actionnaires, prises notamment dans le cadre d'assemblées, doivent impérativement être publiées.
Les modalités de la publication de ces décisions varient en fonction de l'objet de la décision. En général, quelle que soit la forme juridique des sociétés, les formalités se déclinent comme suit :
- un avis relatif au procès-verbal d'assemblée qui a consigné la (ou les) résolution(s) correspondant à la (ou les) décision(s) doit être inséré dans un journal d'annonces légales ;
- le procès-verbal d'assemblée en cause doit, en principe, être déposé au greffe du Tribunal de commerce pour effectuer une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés et pour avis au BODACC (bulletin officiel des annonces commerciales).
Il en est ainsi, en principe, des décisions de :
- modification des statuts (à titre d'exemple : le changement de dénomination sociale, toute modification du capital…);
- modification de la composition de certains organes sociaux, tels que la gérance non statutaire de sociétés (c'est-à-dire dont la désignation ne suppose pas la modification des statuts mais conduisant à désigner ou à mettre fin, par voie de résolutions d'assemblée, aux fonctions de ce type de dirigeant).
Certaines décisions de la collectivité des associés ou actionnaires, prises notamment dans le cadre d'assemblées, doivent impérativement être enregistrées auprès de l'administration fiscale.
C'est notamment le cas des décisions d'augmentation du capital.
Les associés et actionnaires disposent d'un droit intangible de communication notamment des procès-verbaux d'assemblées.
En effet, en principe, ces personnes doivent pouvoir consulter au siège social les procès-verbaux des assemblées, quelle que soit la forme juridique des sociétés. Ce pouvoir peut être exercé :
- par elles-mêmes ou grâce à leurs mandataires (possibilité exclue dans les SNC et les SARL) ;
- de façon permanente, dans le cas des SA et SARL et, deux fois par an, dans le cas des associés non gérants des SNC ;
- dans la limite des trois derniers exercices pour les SA ainsi que les SARL, et depuis la création de la société, s'il s'agit d'une SNC.
L'exercice au siège social par les actionnaires, les associés ou leurs mandataires (possibilité exclue dans les SNC et les SARL) de leur droit de communication des procès-verbaux, doit être assuré par la consultation directe des originaux de ces documents.
La communication de l'original des procès-verbaux d'assemblées ou de leurs extraits peut être remplacée ou complétée par la production de leur copie certifiée conforme à l'original aux associés ou actionnaires qui le demandent.
C'est, le cas, par exemple, des procès-verbaux d'assemblées devant être déposés au greffe du Tribunal de commerce pour inscriptions modificatives au Registre du Commerce et des Sociétés.
En revanche, la formalité fiscale de l'enregistrement requiert la fourniture, au moins, de l'exemplaire original du procès-verbal revenant à l'administration fiscale.
Les copies ou extraits des procès-verbaux sont valablement certifiés :
- Dans les SA à conseil d'administration : par le président du conseil d'administration ou le directeur général s'il est administrateur ou encore par le secrétaire de l'assemblée ;
- Dans les SA à directoire et à conseil de surveillance : par un membre du directoire ou par le président ou le vice-président du conseil de surveillance ou encore par le secrétaire de l'assemblée ;
- Dans les SNC et les SARL : par un seul gérant ;
- Dans toutes les sociétés en liquidation, par un seul liquidateur.
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Quelles sanctions pour un procès-verbal mensonger ou établi de toute pièce ?
L'établissement de procès-verbaux d'assemblée entièrement ou partiellement falsifiés expose leurs auteurs à des sanctions pénales.
Il s'agit du délit pénal de faux en écriture privée. Dès lors que ce délit est judiciairement établi, les personnes qui en sont jugées responsables (essentiellement les dirigeants de sociétés, eu égard à leurs obligations de dresser les procès-verbaux et de les signer en tant que présidents d'assemblées, sauf preuve de la réalisation, à leur insu, de faux par un tiers), sont passibles des peines d'amende et d'emprisonnement plafonnées, respectivement, à 45 000 euros et à trois ans d'emprisonnement.
Ce délit est caractérisé dès lors qu'il est prouvé par tout intéressé, par tout moyen, que figurent au procès-verbal des informations dont la réalité (matérielle, comme l'altération physique de l'écrit, aussi bien qu'intellectuelle, comme le mensonge sur la substance ou le contenu même du procès-verbal) est frauduleusement altérée ou déformée, que ce soit entièrement ou partiellement. Il s'agit par exemple de :
- La réunion de l'assemblée, alors qu'elle n'a jamais été effectivement tenue ;
- Les votes auxquels il n'a, en fait, jamais été procédé ;
- La présence de certains des associés de SARL, en réalité absents ;
- La présence d'un commissaire aux comptes de SA et la lecture des rapports de ce dernier alors que, certes régulièrement convoqué, il était défaillant ;
- L'imitation de la signature d'un dirigeant en fin de procès-verbal.
Bon à savoir : De surcroît, la caractérisation judiciaire du délit de faux résultant de l'indication mensongère de la tenue d'une assemblée qui ne l'a, en réalité, jamais été, peut déclencher, en cascade, d'autres sanctions pénales à l'encontre, principalement, des dirigeants des sociétés (sauf preuve de la réalisation, à leur insu, de faux par un tiers). Ces derniers peuvent, en effet, être exposés, s'agissant spécialement des assemblées générales ordinaires annuelles d'approbation des comptes de l'exercice écoulé, à la constatation d'autres graves délits correctionnels : le défaut de convocation des associés ou actionnaires à l'assemblée et le défaut de communication à ces personnes des informations obligatoires préalables à cette réunion, telles que, par exemple, les documents comptables (comptes annuels, rapports de gestion…).
Par ailleurs, la preuve de falsification des procès-verbaux peut ouvrir droit à une demande de dommages-intérêts contre les auteurs de tels agissements, dans le cadre d'une action judiciaire en responsabilité civile intentée tant devant les juridictions civiles que pénales. Dans ce dernier cas, encore faut-il qu'il y ait, dans le cadre de l'action pénale, « constitution de partie civile », c'est-à-dire exercice de l'action civile par le ou les victimes des préjudices résultant des falsifications. Par ailleurs, ce droit n'est ouvert, en cas de préjudice personnel des associés ou actionnaires et/ou tiers, que si une ou plusieurs de ces personnes, demandeurs à l'action judiciaire contre les dirigeants, démontrent que la falsification du procès-verbal leur a causé un réel préjudice personnel. De même, si l'action judiciaire (dite, dans ce cas, action sociale ou action ut singuli) est engagée, notamment par un ou plusieurs associés ou actionnaires contre le ou les dirigeant(s), pour des préjudices causés à la société du fait, par exemple, de la falsification de procès-verbaux, ces demandeurs doivent rapporter que la société a concrètement éprouvé ces préjudices.