10 points à suivre pour protéger sa société

Protéger sa société est une obligation absolue autant pour l’entrepreneur qui s’est engagé dans son activité par passion que pour celui qui ne s’y attache qu’en raison des revenus qu’il peut en tirer. La protection à rechercher doit couvrir l’activité et les locaux, mais également les salariés.

C’est en fonction de l’activité et du contexte particulier de chaque entreprise que le type de protection qui lui convient peut être déterminé. Il existe cependant des règles générales qui s’appliquent à toute société et qu’il importe pour l’entrepreneur de connaître.

Découvrez ici nos explications en 10 points clés adressés à un entrepreneur qui désire protéger sa société.

1. Souscrire une assurance professionnelle

Les décisions prises dans le cadre de la direction d’une société sont nombreuses et peuvent s’avérer lourdes de conséquences susceptibles d’engager la responsabilité de l’entreprise.

Afin de couvrir ces risques, il existe des assurances professionnelles variées et qui correspondent à une multitude de besoins (étant précisé que certaines doivent obligatoirement être souscrites). Sur ce registre, on peut évoquer :

• - L’assurance mutuelle entreprise
• - L’assurance civile professionnelle
• - L’assurance multirisque professionnelle
• - L’assurance en responsabilité civile décennale
• - L’assurance dommages.

2. Être attentif aux clauses du contrat d’assurance

Lors de la conclusion d’un contrat d’assurance souscrit pour protéger sa société, il est indispensable de veiller à l’ensemble des détails du contrat. Il faut ainsi demander des explications précises à l’assurance lorsque certains termes ne sont pas bien compris.

Pour avoir un éclairage objectif provenant d’un expert autre que l’assureur, le recours à un avocat est une excellente démarche. Il n’est pas superflu de rappeler qu’un contrat d’assurance peut inclure :

• - Des conditions générales
• - Des conditions particulières
• - Des avenants

3. Bénéficier d’une assistance juridique

Il est possible de ne recourir au conseil juridique qu’une fois que l’on se trouve dans une situation délicate. Pour une entreprise, cette manière de procéder est relativement risquée et la situation peut avoir déjà atteint un niveau de complication évitable.

La recommandation à cet égard est de solliciter un avocat dès le lancement de l’activité afin de mettre en place dès le départ les sécurités requises. Les risques courus par une société sont nombreux et réels. Il importe d’être préparé dès le début à les prévenir.

4. Protéger sa marque

Une marque désigne un élément, généralement graphique, permettant d’identifier et de distinguer une entreprise, ses produits et ses services. Protéger sa société requiert de protéger sa marque afin d’éviter toute usurpation ou contrefaçon.

5. Protéger ses brevets

L’activité d’une société peut s’inscrire dans différents cadres et avoir différentes composantes. Lorsque l’entreprise produit des éléments de propriété intellectuelle, elle doit veiller à en assurer la protection.

Protéger sa société peut requérir de saisir l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) aux fins de se faire délivrer un monopole sur l’exploitation d’une invention sur une durée déterminée.

6. Protéger ses dessins et modèles

Les créations esthétiques de la société, qu’il s’agisse de dessins en deux dimensions ou de modèles en trois dimensions, peuvent également faire l’objet de protection. Pour cela, ils doivent :

• - Être nouveaux
• - Appartenir à la société
• - Ne pas déjà avoir fait l’objet d’une demande de protection par un tiers

7. Adopter les bonnes pratiques

L’une des bonnes pratiques à adopter pour protéger sa société consiste à veiller, avant l’exécution de toute commande, à établir et à transmettre au client un devis ainsi que les conditions générales applicables. A défaut, il faut veiller à obtenir un contrat signé par ce client.

Lesdits documents doivent systématiquement être rédigés conformément aux normes en vigueur, et remplir l’ensemble des conditions d’ordre légal.

8. Conserver des traces

Dans le cadre des échanges avec les clients et les prestataires, il est utile de conserver des traces pouvant servir de preuve en cas de litige ou de malentendu ultérieur.

Dans cette optique, l’envoi d’un mail récapitulatif après une conversation téléphonique durant laquelle des engagements ont été pris, est une excellente idée.

9. Prévenir les ruptures abusives de contrat par les clients

Lorsque l’exécution d’une prestation doit s’étendre dans le temps, il arrive que le client pour le compte duquel la prestation est en cours d’exécution décide de mettre un terme au contrat. Le travail déjà effectué est alors entièrement perdu pour la société.

Afin d’éviter une telle situation, protéger sa société nécessite dans bien des cas d’exiger une avance de démarrage des travaux. Ensuite, à des étapes préalablement définies, les paiements doivent être échelonnés.

Cette formule apporte une protection à l’entreprise mais conforte également le client qui n’est pas tenu de décaisser un montant élevé en un versement unique.

10. Garder le contact avec la clientèle

Il peut être nécessaire de prévoir des clauses de sous-traitance dans l’exécution de certains contrats. Dans ces situations, l’entrepreneur n’a pas toujours la garantie que le sous-traitant fournira une prestation à la hauteur de ses standards ou des exigences du client.

Afin d’éviter de mécontenter le client par le fait d’un sous-traitant, il importe, en toutes circonstances, de maintenir le contact avec le client afin d’être tenu informé des éventuelles difficultés dès qu’elles naissent. Il est ainsi plus facile de les corriger.

Ce dernier des 10 points clés évoqués ici a toute sa pertinence car protéger sa société, c’est aussi protéger sa rentabilité.